POLITYKA PRYWATNOŚCI

Stowarzyszenie Klub Sportowy Chilli Surf

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych członków oraz osób ubiegających się o członkostwo w Stowarzyszeniu Klub Sportowy Chilli Surf (zwanym dalej „Klubem”), w związku z korzystaniem z serwisu internetowego, systemu rezerwacyjnego oraz udziałem w krajowych i wyjazdowych projektach szkoleniowych Klubu.

§ 1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Klub Sportowy Chilli Surf z siedzibą w Warszawie przy ul. Franciszka Szuberta 72/2, 02-425 Warszawa, wpisane do Rejestru Stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001174767, NIP: 5223335912 (zwane w treści jako „Administrator” lub „Klub”). W sprawach związanych z ochroną danych można kontaktować się drogą elektroniczną pod adresem e-mail: [Wpisz Swój Adres E-mail, np. kontakt@chillisurf.pl].

§ 2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są przez Klub zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Podstawami prawnymi przetwarzania danych są:

Realizacja celów statutowych oraz więzi członkowskiej (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO) — w celu przyjęcia w poczet członków Klubu, prowadzenia ewidencji członkowskiej, pobierania składek oraz umożliwienia udziału w projektach, warsztatach szkoleniowych (w Polsce i za granicą) oraz korzystania z infrastruktury bazy w Juracie.
Wykonanie zawartej Umowy o Uczestnictwo w Projekcie Szkoleniowym (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — w celu koordynacji logistycznej, przygotowania merytorycznego, ubezpieczenia oraz organizacji wyjazdów.
Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Klubie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — w celach księgowych, podatkowych oraz sprawozdawczych wymaganych przepisami prawa polskiego od organizacji pozarządowych (NGO).
Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń, obrony przed roszczeniami (w oparciu o podpisane oświadczenia o zrzeczeniu się roszczeń i akceptacji ryzyka sportowego) oraz w celach marketingu bezpośredniego działań statutowych Klubu.
Zgoda uczestnika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — w przypadku przetwarzania danych dotyczących wizerunku (zdjęcia i materiały video z warsztatów) w celach edukacyjnych (video-analiza techniki pływania) oraz promowania misji statutowej Klubu w mediach społecznościowych i na stronie www.

§ 3. Rodzaj przetwarzanych danych

Na potrzeby rejestracji członkowskiej oraz udziału w projektach szkoleniowych, Klub przetwarza w szczególności: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, datę urodzenia, dane paszportowe lub dowodu osobistego (niezbędne przy projektach zagranicznych i ubezpieczeniach), a także informacje o braku przeciwwskazań zdrowotnych do uprawiania sportów wodnych i umiejętności pływania wpław.

§ 4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

trwania członkostwa w Klubie, a po jego ustaniu — przez okres wymagany przepisami prawa do przechowywania dokumentacji członkowskiej;
niezbędny do realizacji i rozliczenia umowy o udział w wyjazdowym lub krajowym projekcie szkoleniowym;
wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (w przypadku dokumentów finansowych i księgowych — co do zasady przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego);
przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z udziału w projektach sportowych podwyższonego ryzyka.

§ 5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe członków Klubu mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa oraz zaufanym partnerom współpracującym z Klubem w celu realizacji projektów, tj.:

firmom ubezpieczeniowym (w celu zawarcia obowiązkowej polisy KL/NNW sportów wysokiego ryzyka);
podmiotom świadczącym usługi księgowe i informatyczne (obsługa systemu rezerwacyjnego, serwerów);
zaufanym kontrahentom logistycznym (wyłącznie w zakresie niezbędnym do rezerwacji przejazdó i bazy zakwaterowania na czas trwania projektu, np. w Indonezji czy Senegalu).

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane zewnętrznym podmiotom w celach komercyjnych lub marketingowych.

§ 6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdemu członkowi Klubu przysługuje prawo do:

dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
sprostowania (poprawiania) swoich danych;
usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — o ile ich przechowywanie nie jest niezbędne do celów statutowych, księgowych lub obrony przed roszczeniami;
ograniczenia przetwarzania danych;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
cofnięcia zgody na przetwarzanie danych (np. w zakresie publikacji wizerunku) w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem;
wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

§ 7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest w pełni dobrowolne, jednak stanowi warunek konieczny do uzyskania statusu członka Klubu, korzystania z bazy w Juracie oraz wzięcia udziału w wyjazdowych i krajowych warsztatach szkoleniowych Chilli Surf. Brak podania danych uniemożliwia zawarcie umowy i realizację działań statutowych.

§ 8. Pliki cookies i systemy rezerwacyjne

Strona internetowa Klubu oraz zintegrowany z nią system rezerwacyjny korzystają z plików cookies (tzw. „ciasteczek”) w celu zapewnienia prawidłowego działania funkcji technicznych (logowanie, utrzymanie sesji wyboru projektu).
Dane zbierane automatycznie podczas wizyty na stronie mogą być wykorzystywane do analizy zachowań użytkowników w celu ulepszania bazy szkoleniowej, z zachowaniem pełnej anonimowości i bez profilowania użytkowników w celach komercyjnych.

§ 9. Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w celu jej dostosowania do aktualnych wymogów prawnych lub zmian organizacyjnych w bazie i projektach Klubu.
Aktualna wersja Polityki Prywatności jest stale dostępna na oficjalnej stronie internetowej Klubu i wchodzi w życie z dniem publikacji w roku 2026.